سیستم نرم افزاری اینترنت به چاپ، ابعاد و روشها
سیستم نرم افزاری اینترنت به چاپ از ابعاد مختلفی تشکیل شده که یکی از آنها گردش کاری یکپارچه دیجیتال است. در این گردش کاری کلیه فرآیندهای سفارش گیری، ثبت سفارش، برنامه ریزی سفارشات، برنامه ریزی تولید و چاپ، خدمات پس از چاپ، رهگیری سفارشات و …. تعریف شده است.
الف) گردش كاري يكپارچه ديجيتال (Workflow Modeling)
در گذشته و حتي در حال حاضر هدايت و رهبري يك واحد چاپي كه حتي به طور خوشبينانه داراي هر 3 بخش پيش از چاپ، چاپ و پس از چاپ است و حتي در ظاهر از نظر كميت و كيفيت در جايگاه رفيعي از صنعت چاپ قرار دارد، با روشهاي سنتي و متكي بر تجارب مديريتي و سلايق و تصميمات شخصي اداره ميشود. بديهي است كه صرف نظر از دشواريهاي گوناگون و مشكلات عديده در اين نوع رهبري، معضلات بسيار مهمي در اين نوع سيستمها موجود است كه مهمترين آنها عبارتند از:
• عدم وجود يك برنامه ريزي دقيق و كارآمد روزانه، ماهانه و يا سالانه.
• اتلاف زياد زمان، فعاليت و هزينه در بخشهاي مختلف توليد.
• اتلاف زياد مواد مصرفي به جهت عدم وجود سيستمهاي كنترل كيفيت.
• عدم وجود يك سيستم ارزشيابي پروژه به منظور رسيدن به بهاي دقيق تمام شده يك پروژه جهت قيمتگذاري دقيق، شفاف و واقعي.
• نحوه نادرست تحويل كار به مشتريان و عدم وجود اطلاعات آماري در خصوص تحويل.
• عدم وجود ارتباطات شفاف، بي واسطه و دوسويه با مشتريان
• و… ميباشد.
تحقيقات مراكز معتبر علمی در جهان نشان میدهد كه در مراكز فاقد سيستمهای نوين مديريتي، بسياري از پروژههاي جاريشان كه به ظاهر دارای سود زياد و راضيكننده براي مديران است، بيش از دو برابر وجه دريافت شده به عنوان مبلغ نهايي، صرف هزينههاي مخفي و غير مشهود براي ايجاد هماهنگيهاي لازم، بروكراسي اداري، پيگيريهاي ممكن، نظارتهاي شخصي و … پروژه مذكور ميگردد. بنابراين اين نوع مراكز در اكثر مواقع تصور بازدهي و سودمندي بالا را دارند. در صورتيكه با داشتن سيستمهاي نوين به راحتي تصورشان تبديل به يك واقعيت انكار ناپذير از عدم بهرهوري لازم طي ساليان متمادي گذشته ميگردد. بنابراين وجود سيستمهاي نوين مديريتي در يك مجتمع، علاوه بر اين كه بسياري از موارد پنهان هزينهبر و غير قابل دسترس و مشاهده كه موجب عدم كارايي ممكن و سوددهي مناسب در يك مجموعه را از بين ميبرد، بلكه قابليت مشاهده لحظه به لحظه روند توليد يك پروژه و ديگر بخشهاي موجود را به مدير اعطا مينمايد و او را قادر ميسازد كه نگرش ها، تصميمات و اصلاحات لازم را در جهت بالابردن سطح كمي و كيفي مجتمع خود و پروژههاي جاري آن، به نحو احسن اعمال نمايد.
گردش كاري يكپارچه ديجيتال، مديريت كليه فرآيندهاي زير را در بر ميگيرد:
• مديريت اسناد
• مديريت انبار ( مواد و قطعات مصرفي)
• مديريت ارتباط با مشتري
• تعيين وضعيت فرم، تكنيك و فرآيند ايجاد پروژه و برآورد هزينه ( قيمت گذاري )
• برنامه ريزي زماني و اجرايي پروژه
• ثبت سفارشات و ايجاد پروژه
• مديريت و كنترل كمي و كيفي پروژه
• پشتيباني و تحويل پروژه
• مديريت مالي و اداري
• امور پرسنلي
• آناليز، ثبت و متعادل سازي هزينههاي پروژه
• صدور فاكتور فروش
• حسابداري مجتمع
ب) توليد با هدف ساختاري، سيستماتيك و يكپارچگي فرآيند رايانه محور
در اين قسمت جريانهاي دوسويه كاري و اطلاعاتي جي دي اف / جي ام اف وارد بخش حياتي و تعيين كننده توليد ميشوند و از آنها به عنوان يك هسته و مبناي اين فن آوري بنيادي، براي تكميل شبكه سازي گردش كاري مختص به صنعت چاپ و در سيستم يكپارچگي فرآيند رايانه محور يا مديريت يكپارچه توليد با محوريت رايانه استفاده ميشود. اين نوع سيستم توليد با بهرهگيري از ماشينآلات معروف مراحل پيش از چاپ، چاپ و پس از چاپ كه تابع و پذيرنده مقررات موجود در سازمان جهاني CIP4 و مهمترين دستآورد آن جي دي اف / جي ام اف و با يكپارچگي ايجاد شده توسط بخشهاي مختلف سيستمهاي اطلاعات مديريت، قادر است به بهترين و كاملترين شكل ممكن، همراه با بهرهوري بالاي كمي و كيفي، پروژههاي چاپي را به مشتريان خود تحويل نمايد.
فرآيند يكپارچه رايانه محور:
يكپارچه سازي يك سازمان چاپ با مراحل توليد و با بهرهگيري از فنآوري اطلاعات و بر طبق يك سيستم مركزي مديريت بر پايه اطلاعات را مديريت يكپارچه فرآيند رايانه محور مينامند و هدف از شكلگيري آن استفاده مشترك از منابع اطلاعاتي موجود در يك گردشكاري كه به صورت كاملا خودكار عمل مينمايد و نيز فعاليت شبكهاي و يكپارچه سازي شده مراحل پيش از چاپ، چاپ و پس از چاپ ميباشد.
• عملكرد سيستمهاي اطلاعات مديريت در گردش كاري يكپارچه بخش پيش از چاپ
تفاوت مهم گردشكاري مذكور در ساليان قبل با امروز، وجود جريانهاي كاري و اطلاعاتي دوسويه جي دي اف / جي ام اف در كنار مراحل مذكور و به صورت يكپارچه و پيوسته ميباشند.
از مهمترين ملاكهاي كيفيت و كميت يك پروژه چاپي، فايل آماده چاپ و دستورالعملهاي كاري و اطلاعاتي ثبت شده در گردش كاري ميباشند و وظيفه پردازشگرهاي فعال در اين نوع سيستمها، پردازش و تطبيق خودكار و سيستماتيك شرايط مديريتي و توليد با تعاريف و معاني ايجاد شده از سوي رهبر پروژه (همچمون گرافيست ، مدير هنري ، مدير پروژه و يا خود مشتري) در فايلهاي “پي دي اف” و “جي دي اف / جي ام اف” كه در بخش مديريت سفارشات و در برگه سفارش ديجيتالي ثبت گرديدهاند، ميباشد.
بنابراين در طي مسير اين گردشكاري، ميبايست با نگرش مستقيم و رو به جلو و غير قابل برگشت بودن جريانهاي كاري، حركت نمود. بدين دليل كه برگشت به موقعيتهاي قبلي و نيز قطع جريانها، عملاً مفهوم گردش كاري يكپارچه را از ميان خواهد برد و مهمترين دستآورد آن نيز كه همانا بهرهوري است، به وجود نخواهد آمد. اما لازم به توضيح است كه مفهوم دوسويه بودن با جريانهاي قابل بازگشت كاملاً متفاوت است كه بارها بيان گرديد جريانهاي دوسويه، بر پايه رفت و برگشتي بودن اطلاعات در سيستم مديريت اطلاعات هر پروژه عمل مينمايند و نه بر پايه عملكرد آن.
در مدلهاي توليد با محوريت و همجواري بخش مديريت و با تكيه بر فنآوري اطلاعات، خطوط انتقال جريانهاي كاري و اطلاعاتي دوسويه ايفاگر نقشي كارآمد در مديريت يك مجتمع و پروژههاي چاپي آن ميباشد كه مسلماً نحوه عملكرد كاري و اطلاعاتي بخش پيش از چاپ يك مجتمع كه بي شك مهمترين قسمت يك گردشكاري است، تعيين كننده موفقيت در گردشكاري مذكور خواهد بود .
در اين مدلها ضمن عملكرد صحيح، يكپارچه و بدون تغييرات مراحل پيش از چاپ كه همانا به وجود آوردن پليتهاي چاپي كارآمد، استاندارد و كيفيت كه حافظ معاني فايل طراحي شده است، اطلاعات مهمي از توليد نيز براي بخشهاي مديريت آماده ارسال ميگردد.
وقتي كه يك سفارش در بخش مديريت سفارشات سيستم مركزي مديريت اطلاعات ثبت ميشود، اطلاعات موجود در آن، به طور اتوماتيك به جريان كاري جي دي اف فعال در گردش كاري پيش از چاپ متصل ميشود. پارامترهايي چون شماره سفارش، نام، مشخصات و آدرس سفارش دهنده و … به همراه اطلاعات و دستورالعملهاي فني چون نوع فرم طراحي و تكنيك چاپ، تيراژ، مشخصات اجرايي كار مانند تعداد صفحات، جلد، تعداد رنگ و بسياري موارد ديگر.
مبناي عملكرد سيستمهاي مديريت اطلاعات در بخش پيش از چاپ بر پايه وجود دقت، شفافيت و ايجاد بهرهوري در زمان، فعاليت و هزينه براي پروژههاي جاري در اين بخش استوار است. اين سيستم با استفاده از گزارشها و بازخوردهاي مداوم، پيوسته و يكپارچه كه به وسيله جريانهاي اطلاعاتي دوسويه جي ام اف صورت ميپذيرد، مراحلي چون پذيرش اطلاعات پروژه، منتقل شده از بخش مديريت اسناد، دريافت فايلهاي نهايي آماده چاپ، اولويت بندي انجام پروژهها، نمونهگيري پيش از چاپ، تعيين فرم و تكنيك خروجي، پردازش مراحل پيش از چاپ و خروجي حاصل از مراحل پيش از چاپ كه همانا پليتهاي چاپي است، را مديريت مينمايد.
همچنين به كمك اين سيستم و با اطلاعات وارده از سوي مديريت مواد مصرفي چه در بخش برآورد و چه در بخش عمليات هر پروژه، بازخورد آن كه همانا ميزان دقيق مواد مصرفي از جمله تعداد پليت، مقدار مواد مصرفي سيستمهاي خروجي، مقدار مركب و كاغذ استفاده شده در سيستم نمونهگيري پيش از چاپ، ميزان استفاده از انواع انرژي و بسياري موارد قابل تعريف ديگر، استفاده شده براي يك پروژه در بخش پيش از چاپ ميباشد، به بخشهاي مربوطه ارسال ميگردد. محاسبه زمان و نوع عملكرد پرسنلي نيز از ديگر اطلاعات بدست آمده از سوي سيستم مديريت اطلاعات حاكم بر بخش پيش از چاپ ميباشد كه ميبايست جهت مقايسه برآوردها با قيمتهاي تمام شده واقعي به بخش مربوطه ارسال شوند .
همچنين امكان جدايي هزينههاي مربوط به خطاهاي احتمالي سيستماتيك و يا شخصي كه عضو جدايي ناپذير فرآيندهاي چاپ ميباشند، از هزينههاي واقعي پروژه كه ميبايست در فاكتور نهايي لحاظ گردد، وجود .اما اطلاعات مربوط به هزينههاي اين خطاها توسط جريانهاي دوسويه اطلاعاتي به بخش حسابداري و جهت اعمال آنها براي تعيين درآمد مجتمع، ارسال ميگردند.
• عملكرد سيستمهاي اطلاعات مديريت در گردش كاري يكپارچه بخش چاپ
وجود سيستمهاي نرم افزاري و سخت افزاري نوين در گردشهايكاري بخش چاپ، امكان ورود سيستمهاي مديريت اطلاعات را در اين بخش فراهم ساختهاند.
در واقع به كمك سيستمهاي مديريتي و ورود جريانهاي مذكور، ادامه شبكه سازي يك مجتمع چاپي به منظور رسيدن به زمان واقعي توليد در بخش چاپ و ايجاد شفافيت و انعطاف پذيري در مراحل توليد، محقق ميگردد .
تحقق اين مهم تنها بر اساس نزديك شدن نتايج حاصله از بخش توليد، با برآورد اوليه و برنامهريزي صورت پذيرفته توسط سيستمهاي مذكور امكان پذير است كه اين پردازشگري خودكار توسط ابزار موجود در گردشهاي كاري بخشهاي مختلف به ويژه بخش چاپ ميسر ميگردد.
مراحل توليد در بخش چاپ با ورود جريانهاي اطلاعاتي جي ام اف با مندرجاتي چون شماره سفارش، نام، مشخصات و آدرس سفارش دهنده و … و نيز جريان كاري جي دي اف با اطلاعاتي چون نوع فرم چاپي، اندازه آن، نوع كاغذ و ميزان ضخامت آن، تعداد پليت و تعداد رنگ چاپ، وجود مراحل تكميلي همچون ورنيهاي مختلف، پيش تنظيمات صورت گرفته براي ماشين چاپ و … آغاز ميگردد. اين اطلاعات، مختص هر پروژه خواهد بود كه امكان ذخيره سازي آنها در سيستم و استفاده مجدد براي توليد و يا توليدات دوباره را امكان پذير ميسازد.
اطلاعات واردشده كه از سوي بخشهاي برآورد، سفارشات و برنامه ريزي توليد به اين بخش وارد گرديدهاند، به طور متوالي با نتايج حاصل شده در زمان توليد، در حال تعامل ميباشند و سيستمهاي كنترلي و پردازشگرهاي موجود در اين گردشكاري، با مشاهده هر گونه خطا و يا دور شدن از نتايج مفيد، امكان ترميم خودكار مراحل و يا در صورت لزوم قطع توليد و بازسازي اشكالات موجود را فراهم مينمايند.
همانطور كه بيان شد، يكي از مهمترين عملكردهاي سيستمهاي مديريت اطلاعات در بخش توليد، ايجاد مديريت زمان در پروژه به جهت پديدار ساختن بهرهوري در يك مجتمع چاپي ميباشد. در معرفي ساختارهاي جديد مجتمعهاي چاپ به اهميت شيوههاي جديد اپراتوري ماشين آلات نيز اشاره گرديد. امروزه سيستمهاي جديد چاپ به اپراتورهاي مسلط به دانش فنآوري اطلاعات و به جهت رهبري خط توليد چاپ نيازمندند چراکه فنآوري مديريت اطلاعات امكان بيش از 170 تنظيم خودكار و عملكردهاي كنترلي را براي كاربران خود به وجود آورده است. اينجاست كه نقش جديد اپراتورها از يك آمادهساز تمام عيار ماشين و يا يك كنترل كننده لحظه به لحظه، به يك مدير بخش توليد چاپ مبدل ميشود. بنابراين با اين نحوه عملكرد به راحتي شاهد آماده سازي سريع ماشين آلات، كنترل اتوماتيك و سرعت بالای توليدات چاپ و در نهايت بالارفتن ظرفيت توليد براي دريافت سفارشات بيشتر در جهت ارتقا سطح كمي يك مجتمع، خواهيم بود.
پس از حصول بهرهوري زماني و فعاليتي از اين نوع سيستم ها، قطعاً بهرهوري هزينهاي را نيز شاهد خواهيم بود كه همانا استفاده صحيح و بدون ضايعات مواد مصرفي در چرخه توليد ميباشد.
اما يكي از مهمترين عملكردهاي سيستمهاي مديريتهاي اطلاعات، ارسال گزارشات و بازخوردهاي بخش توليد به بخش مديريت مركزي ميباشد. اين امكان نيز توسط جريانهاي اطلاعاتي دوسويه جي ام اف به راحتي قابل انجام است و توسط آن اطلاعاتي چون زمان واقعي طي شده مرحله توليد، نحوه عملكرد پرسنل اين بخش، ميزان مواد مصرفي و انرژي استفاده شده، متوسط سرعت ماشينآلات، ميزان باطلههاي صورتگرفته و بسياري موارد راهبردي ديگر به بخشهاي ذيربط از جمله بخش برنامه ريزي، بخش سفارشات، بخش مالي و اداري و در نهايت مديران و يا سرمايه گذاران جهت اتخاذ تصميمهاي راهبردي ارسال ميگردند . امروزه كساني كه در رسانه صنعت چاپ و بسته بندی از سيستمهاي مديريت اطلاعات استفاده ميكنند، شاهد بالارفتن بيش از 25 درصد فروش با همان ماشين آلات موجود كه قبلاً بدون اين نوع سيستمها اداره ميشدند، ميباشند.
بهتر نیست یک جلسه مشاوره داشته باشیم؟
شاید یک جلسه که در بدترین شرایط یک دوست جدید پیدا میکنید، منجر به تحول در کسب و کار شما شود.
برای راهاندازی کسب و کار اینترنتی خود در صنعت چاپ، بسته بندی و صنایع وابسته، با ما در ارتباط باشید.
